Công cụ - Phương pháp giúp nâng cao hiệu quả thời gian làm việc

Đã bao giờ chúng ta tự hỏi việc xác định lượng thời gian làm việc là quan trọng chưa?

          Đâu là sự khác biệt giữa một người đi làm 10 năm và 1 năm? Điều mà các nhà tuyển dụng vẫn gọi tên đó là kinh nghiệm.

          Điều gì khác biệt giữa Fanpage Tự Mình Ăn SOUP với chỉ có 10 like so với BEAT.VN cả triệu like. Tất cả chỉ nằm ở con số thôi đúng không? Thế nên có thể nói việc quản lý lượng thời gian làm việc là điều cũng khá quan trọng trong thời đại khi mà có rất nhiều thứ làm chúng ta phải sao nhãng mà không thể tập trung vào công việc được, Thời gian là mãi mãi nhưng đối với mỗi người đó là hữu hạn, có người sống được 70 thôi nhưng cũng có người chỉ được 50 năm; cũng có trường hợp với cùng một khoảng thời gian có người lại giải quyết được nhiều công việc hơn so với người khác . Trong đó 1/3 thời gian đó đã dành cho việc ngủ rồi thế nên việc chúng ta tập trung nhiều thời gian vào công việc gì thì sẽ tạo lên con người mỗi người sẽ trở thành.

Sau đây mình sẽ giới thiệu các bạn hai công cụ giúp bạn kiểm soát thời gian tốt hơn, đồng thời giới thiệu đến lý thuyết “flow” để giúp các bạn có thể làm việc hăng say mà vẫn có một sức khỏe hoàn hảo.

Nội dung
1. Công cụ nâng cao hiệu suất thời gian Pomodoro
2. Công cụ xác định tổng lượng thời gian làm việc
3. Hiện tượng tâm lý “Flow”
4. Kết luận

1.     Công cụ nâng cao hiệu suất thời gian Pomodoro

Việc sử dụng thời gian theo phương pháp Pomodoro được dựa trên cơ sở nghiên cứu khoa học về não bộ. Các nhà khoa học về não bộ đã chỉ ra rằng khoảng thời cứ mỗi 25 phút thì não bộ sẽ được hoạt động hiệu quả nhất nếu như vượt quá khoảng thời gian này thì khả năng làm việc của não bộ sẽ giảm. Phần mềm ứng dụng phương pháp Pomodoro được phát mình bởi Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia vào năm 1980.

Việc sử dụng Pomodoro được dựa theo những nguyên tắc như sau:

-         Mỗi Pomodoro ứng với 25 phút làm việc, mỗi pomodoro chỉ làm một công việc duy nhất.

-         Sau mỗi Pomodoro thì nghỉ ngắn từ 3-5 phút, sau 4 pomodoro nghỉ dài từ 15-30 phút.

-         Nếu trong một Pomodoro bị gián đoạn bởi các yếu tố khác ngoài công việc thì dừng ngay, không tồn tại 1/3 hay 2/3 Pomodoro.

-         Trong các khoảng thời gian nghỉ dài và ngắn thì không được  nghĩ gì hay làm gì liên quan đến công việc đang làm, phải cho cơ thể và trí óc được nghỉ ngơi hoàn toàn.

Việc thực hiện Pomodoro thể hiện được khả năng đạt được hiệu suất tốt nhất trong công việc và tăng hiệu quả trong việc sử dụng thời gian thông qua lý thuyết Pomodoro phù hợp với cơ chế hoạt động của não bộ con người. Ngoài ra trong thực tế trên toàn thế giới đã có rất nhiều người áp dụng như là minh chứng cho hiệu quả của phương pháp này.

Hiện tại phần mềm Pomodoro được sử dụng miễn phí trên các thiết bị điện tử: PC, laptop, tablet, Smartphone với tên gọi Teamviz. Các bạn có thể tải phần mềm này cho laptop hoặc PC tại đây. Còn với thiết bị tablet và smartphone thì lên kho ứng dụng: CHplay và Appstore để tải về ứng dụng hữu ích này. Ngoài ra có thể tham khảo thêm video hướng dẫn sử dụng pomodoro tại đây.

2.     Công cụ xác định tổng lượng thời gian làm việc

Với Pomodoro là một công cụ giúp nâng cao hiệu suất thời gian làm việc thì với Toggl lại là một công cụ giúp bạn theo dõi tổng lượng thời gian làm việc. Các bạn có thể tham khảo một biểu đồ của Toggle sau.

Đây là biểu đồ phân chia lượng thời gian mình đã làm việc trong một tuần dựa vào biểu đồ bạn cũng có thể dễ dàng thấy được thời gian tôi dành cho tiếng anh là nhiều nhất với hơn 17 giờ học, tiếp theo là đến học kỹ năng. Ngoài ra khoảng thời gian không nằm trong kế hoạch nào như: Kiếm tra email, đọc báo… chiếm đến hơn 8 giờ đồng hồ. Việc có được các báo cáo về lượng thời gian làm việc có một vài ý nghĩa sau đây:

-         Đo lường được khả năng sử dụng của chính mình, tránh xảy ra câu hỏi “Thời gian của mình đi đâu hết rồi ấy nhỉ?”

-         Xác định lượng thời gian lãng phí từ đó đưa ra kế hoạch sử dụng hiệu quả hơn.

-         Điều chỉnh thời gian làm việc cho phù hợp đối với những công việc và những mục tiêu khác nhau.

Hiện tại thì ứng dụng Toggl có rất nhiều chức năng khác nhau phụ vụ cho việc quản lý các dự án, làm việc nhóm… Đặc biệt khi bạn sử dụng phiên bản trả phí ứng dụng có những chắc năng đặc biệt mà ở phiên bản miễn phí không có. Toogl hiện tại đã phát triển trên toàn bộ các thiết bị điện tử như PC, laptop, tablet, smartphone các bạn có thể tải về và trải nghiệm sản phẩm nhiều hơn. Bạn có thể xem thêm video hướng dẫn tại đây. 

3.     Hiện tượng tâm lý “Flow”

“Dòng chảy” là trạng thái tâm trí hoạt động mà trong đó cá nhân thực hiện một hành động được "nhúng" ngập trong dòng cảm xúc và sự tập trung nguồn năng lượng, tham dự một cách toàn vẹn và tận hưởng trong quá trình hoạt động diễn ra (Wikipedia VN). Hiện tượng tâm lý “Dòng chảy” được nhà tâm lý học Miha’ly Csikszentmihalyi đưa ra để giải thích về việc các nghệ sĩ đã đắm mình trong công việc đến nỗi họ quên ăn, quên ngủ mà bản thân các nghệ sĩ không có cảm giác mệt mỏi hay làm việc không hiệu quả.

Miha’ly Csikszentmihalyi chỉ ra rằng khi ở trạng thái tâm lý “Dòng chảy” thì bản thể cá nhân sẽ bao gồm các yếu tố sau:

-         Chú ý và tập trung vào khoảng khắc hiện tại.

-         Hợp nhất giữa nhận thức và hành động.

-         Mất đi sự tự ý thức về bản thân.

-         Cảm giác tự kiểm soát về hành dộng và tình huống.

-         Biến dạng trải nghiệm về thời gian.

-         Trải nghiệm các hoạt động như là bản chất hay trải nghiệm tự thân.

Khi bản thân mỗi người đưa vào trạng thái “Dòng chảy” thì một số giác quan của bản thân có thể rơi vào điểm mù – Tức là gần như nó không hoạt động, có thể như bạn không nghe được nhiều âm thanh xung quanh mình hay không nhận thức được những hành động đang làm.

Theo Miha’ly Csikszentmihalyi cũng nghiên cứu ra rằng việc bản thân ở trạng thái “Dòng chảy” thì mỗi người sẽ thấy hạnh phúc hơn, sung sướng, sung mãn nhiều hơn trong cuộc sống  và công việc.

Biểu đồ trên là biểu đồ thể hiện các trạng thái tinh thần theo mức độ kỹ năng và thử thách của công việc. Nhìn vào biểu đồ ta dễ thấy khi thử thách công việc tương đương với kỹ năng hiện có thì việc đạt đến trạng thái “Dòng chảy” là lý tưởng nhất.

4.     Kết luận

Trạng thái “Dòng chảy” có thể nói là một trạng thái lý tưởng về mọi mặt để có thể đạt được hiệu quả lớn nhất trong công việc và giải quyết tốt về vấn đề thời gian với mỗi người. Đó là trạng thái mà mọi người đều mong muốn nhưng trên thực tế lại không như thế; đặc biệt trong khi bạn có quá nhiều thứ có thể gây sao nhãng đến bạn (email, smartphone…) thế việc sử dụng phương pháp Pomodoro để đạt hiệu quả tốt trong việc vận hành não bộ hay Toggl giúp bạn điều chỉnh lượng thời gian cho công việc cũng là điều nên sử dụng và tham khảo.

Nguồn tham khảo:

Wikipedia

Cafebiz

KHOAN ĐÃ!!!

Bạn có đang gặp rắc rối trong việc quản lý thời gian và công việc không? Bạn đang muốn nâng cao hiệu suất làm việc của mình hơn nữa không? Nếu "CÓ" bạn có thể tham khảo các bài viết "LÀM THẾ NÀO NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC - CUỘC SỐNG" của mình nhé.

© Tự Mình Ăn SOUP

HƯỚNG DẪN LÀM GÌ - Một kênh youtube chia sẻ những tiện ích, ứng dụng, phầm mềm, apps giúp nâng cao hiệu quả công việc và học tập. Mời bạn ghé qua chơi.